2015年10月よりマイナンバー制度が導入され、国民一人ひとりにマイナンバーが通知されます。
そして来年からは、税、社会保障、災害対策の３つの分野で活用されます。
マイナンバー制度導入は何が大変なの？
企業は従業員、果てはその家族のマイナンバーを収集する必要があります。
これは給与支払報告書と源泉徴収に必要になります。
そして給与計算をアウトソーシング受けている社会保険労務士事務所などは、委託された企業から従業員のマイナンバーを預かることになります。
収集自体は企業が行ってくれるので、預かったマイナンバーの取り扱いに注意すれば良い事になります。
会計事務所、税理士事務所の場合は？
会計事務所、税理士事務所はかなり大変です。
マイナンバーの利用開始は2016年1月からです。
ということは2015年度の確定申告からはマイナンバーの記載が必要になります。
よって確定申告を請け負っている顧客のマイナンバーを全て収集する必要があります。
確定申告のお客様なんて、北は北海道、南は沖縄までいる可能性があります。
海外に在住している可能性だってあります。
そもそもどうやって収集するの？っていうところから始まります。
マイナンバーの収集、管理、運用、保全
マイナンバーの収集は、利用目的を明らかにし、かつ本人確認と本人の同意が必要になります。
ICチップと顔写真付きのマイナンバーカードがあれば、本人確認は容易です。
ただ次回の確定申告までに、顧客が全てマイナンバーカードを申請・交付済みとは、到底限りません。
口頭、FAX、メール、郵送。
様々な収集手段はあるでしょうが、そもそも特定個人情報にあたるこの12桁の数字をどう送ったら良いのか？もわかりません。
本人確認のために、免許証や保険証のコピーも同封するのか？
FAXやメールで送ったら、宛先を間違えた。間違って他人に転送してしまった。
収集が間違いなく一番大変だと思います。
そしてマイナンバーの入力と管理
そして収集したマイナンバーをどう管理するか？
会計ソフトや申告書作成ソフトは当然、マイナンバー制度に対応するためのアップデートが用意されますが、入力はおそらく手入力ですよね。
入力ミスや他人のナンバー入力などのヒューマンエラーが多発することが予想されます。
確実なのはやっぱりスキャンですかね〜。
そして実際に入力されたデータはどう管理すれば良いのか？
個人情報保護法の時も同様でしたが、当該データにアクセスできる人を限り、かつ適切な管理と記録が必要と言われています。
確定申告なんて、会計事務所全員で一丸となって行う毎年の恒例行事です。
申告書にマイナンバーが記載されるのであれば、アクセスできる人を限るなんて無理だと思います。
ましてや電子申告ではなく、税務署に届け出をする場合、当然紙での出力が基本となります。
控えも帰って来ます。
そしてそれを顧客に郵送します。
漏洩ルートが尋常ではなく多いということです。
具体的にどう対応すれば良いの？
法律の制定から施行までがかなり短く、実際に行政も10月までに間に合うのか？という議論もされていますが。
会計事務所や税理士事務所、社会保険労務士事務所の顧問先が圧倒的に多いフォローウインド。
現在、セキュリティソフトウェア会社や会計ソフトの会社等と情報交換・連携し、
具体的にどんな対策、そしてどんな収集・運用・管理・保全をすれば良いのか？を鋭意協議中です。
電子申告で使う、利用者識別番号とは違い、今回のマイナンバーは罰則の適用もあり、場合によっては業務停止処分というのも考えられます。
お客様にはお待たせしますが、今しばらくお待ちください。
（山下 史彦）